01Audio
Triage panne d'ascenseur
Un résident signale une panne d'ascenseur ; Carine collecte les détails, vérifie l'urgence et contacte la société de maintenance.
🇧🇪 Au travail chaque jour chez des syndics belges
Votre collègue IA pour syndics
Des bras en plus pour votre bureau. Carine connaît tous vos immeubles, dossiers et documents, recherche ce dont vous avez besoin, répond à vos appelants, prépare les réponses dans votre boîte mail et rédige vos courriers et procès-verbaux. Toujours joignable, dans votre environnement existant.
Démo en direct · joignable 24/7
Appelez Carine vous‑même.
Signalez une panne d'ascenseur ou une fuite, posez une question sur un décompte - et écoutez comment Carine gère la demande.
Flamand
+32 (2) 601 04 71
Français
+32 (480) 20 69 63
Un agent, partout
Un seul agent, bâti sur toute la connaissance de votre bureau.
Dans le chat, dans votre messagerie, dans vos documents ou au téléphone : c'est toujours la même Carine, avec la même connaissance de vos actes de base, règlements, dossiers et e‑mails. Choisissez par où commencer, elle en sait autant partout.
01 · Dispersé
PDFActe de base Zonnehof
MAILRe : ascenseur bloc B en panne
DOCXRèglement d'ordre intérieur
CRMDossier #2381
SCANFacture entretien ascenseur
PDFPV AG 2025
CALLAppel propriétaire 3B
02 · Relié
Couche de connaissance
Résidence Zonnehof
Blocs A–C · 48 lots
Ascenseur bloc B à l'arrêt, signalé par l'app. 3B
AppelE‑mailDossierContrat d'entretien valable jusqu'en 2027
FacturePV AGFrais d'ascenseur : bloc B uniquement
Acte de base p. 14
7 sources · une seule mémoire
03 · Disponible partout
Chat
E‑mail
Rédaction
Téléphone
Agent chat
Posez la question. Avec la source.
Votre équipe pose une question comme à un collègue. Carine parcourt actes de base, règlements, dossiers et e‑mails, et répond avec le passage exact.
- ✓Réponse en secondes, avec page et passage
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Résidence ZonnehofQui paie la réparation de l'ascenseur après la panne de la semaine dernière - l'ACP ou l'entrepreneur ?
Immeuble identifiéRésidence Zonnehof
Documents parcourus4 sources
Données CRM consultéesDossier #2481
Selon le contrat d'entretien avec Liftservice SA (art. 4.2), les réparations dues à l'usure normale sont couvertes par le contrat omnium - l'ACP ne paie donc rien en plus. Contrat_entretien_Liftservice_2024.pdf
La panne du 14 mars a été enregistrée comme « coupure de courant », explicitement considérée comme usure. Dossier #2481
3 sources
à l'instant
Posez une question de suivi…
Résidence Zonnehof
Agent e‑mail
La réponse est déjà prête.
Un résident écrit. Carine reconnaît l'immeuble, cherche la réponse dans vos documents et prépare une réponse complète - avec la bonne pièce jointe. Vous relisez et envoyez.
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- ✓Trouve et joint les bons documents sources
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Rechercher messages, immeubles ou contacts...Nouveau message
Aujourd'hui (3)
MD
Carine prête
Marie Declercq
Question sur le décompte 2025
Bonjour, je vois sur mon décompte un coût « inspection toiture » de 312 €…
09:41
Résidence ZonnehofLS
Liftservice SA
Rapport d'intervention ascenseur bloc B
Veuillez trouver en annexe le rapport de l'intervention d'aujourd'hui…
08:15
Résidence ZonnehofTP
Tom Peeters
Clé cave - toujours cassée
Bonjour, la clé de la porte de la cave ne fonctionne toujours pas…
Hier
Parc Ter LindenQuestion sur le décompte 2025
Résidence Zonnehof
MD7 sept. 202609:41
Marie Declercq
marie.declercq@gmail.comÀ: info@votrebureau.be
Bonjour, je vois sur mon décompte un coût « inspection toiture » de 312 €. N'était‑ce pas prévu au budget ? Pouvez‑vous m'expliquer ? Cordialement, Marie
VB
Votre bureau
info@votrebureau.beÀ: marie.declercq@gmail.com
Brouillon de Carine
Bonjour Madame Declercq,
L'inspection de la toiture a été approuvée lors de l'assemblée générale du 12 juin 2025 (point 6) comme coût supplémentaire hors budget annuel. Votre quote‑part s'élève à 312 € sur base de 1.560/15.000 quotités.
Vous trouverez en annexe le procès‑verbal de l'assemblée et la facture. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question.
Pièces jointes
Incluses dans cette réponsePDF
PV_AG_2025-06-12.pdf
PDF
Facture_inspection_toiture.pdf
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JoindreCarineEnvoyer
Agent documents
Lettres et procès-verbaux, rédigés sur votre propre modèle.
Demandez dans le chat une lettre, un procès-verbal ou une convocation. Carine rédige le document en direct dans l'éditeur à côté - sur votre propre modèle, avec les bonnes données issues des PV, dossiers et listes de propriétaires. Vous ajustez ensuite dans le chat ou directement dans le texte.
- ✓Rédigé sur vos propres modèles DOCX
- ✓Sélectionnez un passage et laissez Carine le réécrire
- ✓Export Word ou PDF, enregistrement dans le dossier ou envoi direct par e-mail
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Résidence ZonnehofRédige une lettre à tous les propriétaires de la Résidence Zonnehof sur la rénovation de façade approuvée par l'AG du 3 septembre.
Modèle chargéLettre propriétaires
PV parcouruAG 3 sept. · point 4
Liste des propriétaires récupérée24 lots
La lettre est prête dans l'éditeur. Budget, clé de répartition et planning proviennent du point 4 du procès-verbal. PV_AGE_2026-09-03.pdf
Ajoute aussi quand le premier appel de fonds sera envoyé.
Mise à jour du document
Qu'allons-nous rédiger ?
Rédaction
Lettre propriétaires - rénovation façade· Enregistré dans Résidence Zonnehof
Envoyer par e-mail
Coller
Presse-papiers
Times New Roman12A+A-abA
Police
Votre bureau
Syndic agréé · info@votrebureau.beGand, le 10 septembre 2026
À tous les propriétairesACP Résidence ZonnehofZonnelaan 14, 9000 Gand
Objet : rénovation de façade - décision de l'assemblée générale extraordinaire du 3 septembre 2026
Madame, Monsieur,
Lors de l'assemblée générale extraordinaire du 3 septembre 2026, il a été décidé à 82 % des voix de rénover les façades avant et arrière de la Résidence Zonnehof. Les travaux seront réalisés par Gevelwerken Martens SRL.
Le budget total s'élève à 186.400 € (TVA incl.) et est réparti selon les quotités dans les parties communes. Les travaux devraient débuter le 1er mars 2027 et durer environ dix semaines.
Un premier appel de fonds de 50 % sera envoyé le 1er décembre 2026. Vous recevrez à cet effet une invitation à payer distincte mentionnant le montant pour votre lot
EnregistréPage 1 sur 2291 motsFrançais (Belgique)Résidence Zonnehof100%
Agent téléphonique
Elle décroche. Et elle agit.
Carine décroche quand vous le souhaitez : quand vos lignes sont occupées ou à chaque appel. Elle sait tout de suite qui appelle, pose les bonnes questions et fait le nécessaire. Elle ouvre elle‑même le dossier et appelle le fournisseur, ou transfère l'appel au gestionnaire qui suit l'immeuble.
- ✓Reconnaît l'appelant à son numéro
- ✓Pose des questions jusqu'à ce que le dossier soit complet
- ✓Appelle elle‑même le bon fournisseur
MD
Marie DeclercqEn direct
+32 478 ** ** 21aujourd'hui, 09:12·2m 14s
aujourd'hui, 09:12Résidence ZonnehofPropriétaire · App. 3B
Résumé Carine AI
- L'ascenseur du bloc B est arrêté au troisième étage depuis ce matin.
- Personne n'est coincé, pas d'urgence.
- Liftservice SA contacté : intervention planifiée à 14h30.
Suivi
Dossier créé : panne ascenseur bloc B
Lié à la Résidence Zonnehof · signalé par Marie Declercq
normaltechniqueConfirmation envoyée par e‑mail au résident
Intervention de Liftservice SA à 14h30 confirmée.
e-mail
Appels sortants1
Liftservice SAJointETA : aujourd'hui 14h30 · Réf. 8821309:15
0:422:14
Transcription
transcription en direct
Appelant
L'ascenseur du bloc B est bloqué depuis ce matin.
Carine
Désolée de l'apprendre. Y a‑t‑il quelqu'un coincé dans l'ascenseur ?
Appelant
Non, heureusement pas. Il est arrêté au troisième étage.
ConsultéAucun dossier ascenseur ouvert · ascensoriste : Liftservice SA
Carine
Merci. Nous créons un dossier et appelons immédiatement Liftservice SA.
Écouter
Écoutez Carine au travail.
Trois scénarios réels que Carine gère chaque jour au téléphone. Appuyez sur play - ou appelez‑la vous‑même via les numéros ci‑dessus.
02Audio
Mise à jour travaux fuite et devis
Un plombier appelle Carine avec une mise à jour sur les travaux de fuite. Carine demande un devis.
03Audio
Question président ACP sur une charge
Le président de l'ACP demande pourquoi une charge lui a été facturée alors qu'il pensait qu'elle était incluse dans le contrat de service.
Résultats
Ce que cela apporte à votre bureau.
Ce que les syndics constatent dès qu'ils engagent Carine.
Appels, e‑mails et recherches que vous ne faites plus
Moins d'interruptions, plus de travail abattu.
Carine absorbe la routine : répondre aux appels, préparer les réponses aux e‑mails des résidents avec les bonnes pièces jointes, retrouver les informations sur les immeubles et dossiers, rédiger lettres et documents. Votre équipe est moins interrompue et garde du temps pour les dossiers, les visites et les copropriétaires.
Réserver une démo moins d'appels, d'e‑mails et de recherches
Installation
En ligne en 3 semaines, sans projet IT.
Carine se connecte à ce que vous utilisez déjà : votre logiciel syndic, votre serveur de fichiers et votre suite bureautique (Microsoft 365, Google Workspace, …). Vous nous donnez les accès, nous faisons le reste.
Carine connectée
Synchronise en toute sécurité
Carine
- Logiciel syndic✓ Connecté
- Documents & fichiers✓ Connecté
- Téléphonie✓ Connecté
- E-mail✓ Connecté
- Agenda✓ Connecté
Logiciel syndic · Serveur de fichiers & NAS · Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams) · Google Workspace (Gmail, Drive, Agenda, Meet)
01
Un entretien de départ
Nous passons en revue votre fonctionnement, vos règles et vos priorités. Nous n'avons pas besoin de plus.
02
Vous donnez les accès
L'accès à votre logiciel syndic, votre serveur de fichiers et - si vous le souhaitez - la boîte mail centrale du bureau. C'est la seule chose que nous vous demandons.
03
Nous faisons le reste
Nous installons la téléphonie, connectons vos documents, formons Carine sur vos dossiers et testons avec des scénarios réalistes jusqu'à ce qu'elle soit prête.
Sécurité & contrôle
Vos données restent les vôtres.
Chaque client dispose d'un environnement isolé : sa propre base de données, son propre stockage, sa propre base de connaissances - hébergés en Europe. Chaque action de Carine est journalisée et vérifiable.
- Chiffrement de bout en bout
- Hébergé dans l'UE
- Environnement dédié par client
Garde‑fous
Vous décidez ce que Carine peut faire.
Définissez des règles pour le triage, le transfert, les interventions et le ton. Les appelants inconnus n'obtiennent aucune information de dossier. Les actions sensibles demandent d'abord une confirmation.
Directives du bureau
En directRègles de conversation
- Activé
Prévention des hallucinations
Répond uniquement sur base de vos propres documents
- Activé
Appelants inconnus
Ne jamais divulguer d'information de dossier ou de propriétaire
- Activé
Sujets interdits
Conseils juridiques, litiges et exceptions vont vers votre équipe
- TransférerEn cas de priorité/exception
- Règles d'interventionSelon la politique
- Langue et tonProfessionnel & amical
Avec une surveillance en temps réel et des journaux d'audit, vous pouvez revoir chaque interaction et ajuster si nécessaire. Pas d'hallucinations : Carine reste dans les cadres convenus.
Contact
Prêt à engager Carine ?
Une première prise de contact de 30 minutes : nous passons en revue le fonctionnement actuel de votre bureau, vous montrons Carine en action et définissons ensemble la prochaine étape.
Vous préférez un contact direct ?
FAQ
Questions fréquemment posées
Tout ce que les syndics nous demandent avant de commencer.
Nous sommes un syndic / gestionnaire immobilier - Carine est‑elle faite pour nous ?
Oui. Carine est conçue pour la gestion immobilière en Belgique. Elle répond aux appels et e‑mails des résidents et propriétaires, trie les demandes de service, répond aux questions sur les immeubles et dossiers et rédige des documents - entièrement selon vos processus.
Devons‑nous démarrer avec tous les agents en même temps ?
Pas forcément - vous pouvez démarrer avec un seul agent et ajouter les autres plus tard. En pratique, les meilleurs résultats viennent toutefois lorsque tous les agents travaillent ensemble : téléphone, chat, e‑mail et documents se relaient, de sorte qu'aucune demande ne se perde entre les canaux. Ils partagent la même base de connaissances, chaque agent supplémentaire est donc rapidement opérationnel.
D'où Carine tire‑t‑elle ses réponses ?
De vos propres documents (actes de base, règlements, contrats, factures), de votre logiciel syndic (immeubles, propriétaires, dossiers) et de votre messagerie connectée. Chaque réponse affiche les sources et passages utilisés.
Comment fonctionnent le triage et la répartition des demandes ?
Carine pose des questions ciblées (lieu, gravité, type de problème), vérifie les conditions de base et crée un dossier dans le logiciel que vous utilisez déjà. Si convenu, elle appelle elle‑même le fournisseur et enregistre le délai d'intervention.
Quel contrôle gardons‑nous sur le contenu ?
Total. Vous gérez les règles de triage, de transfert, d'intervention et de ton. Les appelants inconnus n'obtiennent jamais d'information de dossier et les actions sensibles demandent une confirmation. Chaque interaction peut être relue.
Est‑ce sécurisé et conforme au RGPD ?
Oui. Chaque client dispose d'un environnement isolé (base de données et stockage dédiés), hébergé en Europe. Toutes les données sont traitées et stockées de manière chiffrée et chaque action est journalisée.
Nos données restent‑elles les nôtres ?
Oui. Vous restez propriétaire de tout ce que vous nous confiez. Chaque bureau dispose d'un environnement isolé : sa propre base de données, son propre stockage de documents et sa propre base de connaissances, hébergés en Europe. Vos données ne se trouvent jamais dans la même base que celles d'un autre bureau.
Carine apprend‑elle de nos documents pour d'autres clients ?
Non. La base de connaissances de votre bureau sert uniquement à répondre à vos propres questions. Aucune donnée n'est partagée ni transférée entre clients, et vos documents, conversations et e-mails ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'IA génériques.
Qui peut consulter nos données ?
Votre propre équipe, selon les droits que vous définissez par collaborateur. De notre côté, l'accès est limité à ce qui est strictement nécessaire au fonctionnement et au support. Chaque action de Carine est journalisée, vous pouvez donc vérifier précisément ce qui s'est passé.
Que deviennent nos données si nous arrêtons ?
Elles restent les vôtres. Vous pouvez demander à tout moment un export de vos documents et données. Si vous arrêtez, nous supprimons l'intégralité de votre environnement - base de données, stockage de documents et base de connaissances - sans en conserver de copie.
À quelle vitesse pouvons‑nous être opérationnels ?
En général en trois semaines. Vous nous donnez accès à votre messagerie, vos fichiers et votre logiciel syndic ; nous nous chargeons de la configuration de vos règles et du routage, de la téléphonie et des connexions. Nous démarrons par un atelier de lancement dans vos bureaux, et pendant la période d’essai nous restons disponibles en continu pour recueillir un maximum de retours sur place. Carine est un trajet de co‑création : nous le construisons avec votre équipe.